Nolūks

Veselības aprūpes pakalpojumu nodrošināšana Klientiem (pacientiem)

Personas datu kopums (kategorijas)

Tiesiskais pamats

Apraksts

Glabāšanas ilgums

Klienta identifikācijas dati: Vārds, uzvārds; personas kods/identifikācijas numurs;  dzimšanas datums.

Klienta kontaktinformācija:

tālruņa numurs, dzīvesvietas adrese; e-pasta adrese (atbilstoši Klienta izvēlei).

Jebkāda informācija par Klienta veselību un Klientam nodrošinātajiem veselības aprūpes pakalpojumiem (tajā skaitā, diagnoze; nozīmētās un pielietotās ārstēšanas un diagnostikas metodes; izrakstītie un lietotie medikamenti; veikto izmeklējumu rezultāti; veselības aprūpes pakalpojuma rezultāts; informācija par ārstniecības personu, kas nodrošinājusi veselības aprūpes pakalpojumu sniegšanu).

Veselības aprūpes pakalpojumu sniegšana un to pārvaldības nodrošināšana atbilstoši normatīvajos aktos noteiktajam.^[1]

Klienta piekrišana – Klienta veselības aprūpes pakalpojuma sniegšanai nepieciešamas informācijas apmaiņai ar citiem veselības aprūpes pakalpojumu sniedzējiem, ja nevar tikt piemērots cits tiesiskais pamats.^[2]

Klienta piekrišana vai Klienta līgumsaistību izpildes nodrošināšanai – datu apstrāde ir pamatota ar veselības apdrošināšanas programmas ietvaros saņemtu veselības aprūpes pakalpojumu izmaksu administrēšanu

(gadījumā, ja izmaksas par veselības aprūpes pakalpojumiem pilnībā vai daļēji sedz apdrošināšanas sabiedrība).^[3]

Klienta piekrišana – datu apstrāde ir pamatota ar Klienta  veselības aprūpes pakalpojumu izmaksu administrēšanu,  kuru apmaksu pilnībā vai daļēji veic cita persona normatīvajos aktos noteiktajos gadījumos (darba devējs vai cits subjekts).

Lai nodrošinātu veselības aprūpes organizēšanu,  veselības aprūpes pakalpojumu sniegšanu, kā arī uzkrātu veselības nozares datus, Pārzinis veic personas datu apstrādi.

Šajā nolūkā ietilpst personas datu apstrāde šādiem apakš-nolūkiem:

v Klientu identificēšanai^[4];

v pieraksta nodrošināšanai uz vizīti ambulatoro veselības aprūpes pakalpojumu saņemšanai (tajā skaitā, izmantojot zvanu centru, mobilās aplikācijas (lietotnes), e-pieraksta portālu vai citus pieejamos tehnoloģiskos risinājumus);

v atgādinājuma nosūtīšanai vai paziņošanai par plānoto vizīti ambulatoro veselības aprūpes pakalpojumu saņemšanai;

v līguma par veselības aprūpes pakalpojumu nodrošināšanu pacientiem sagatavošanai un noslēgšanai (tajā skaitā, līguma, kura ietvaros darba devējs nodrošina saviem darbiniekiem apmaksātās obligātajām veselības pārbaudes);

v veselības aprūpes pakalpojumu sniegšanai (tajā skaitā, diagnostisko izmeklējumu veikšanai; ārstēšanai; rehabilitācijai; ārstu-speciālistu konsultāciju sniegšanai; medicīnisko manipulāciju un operāciju veikšanai);

v pacienta veselības aprūpes pakalpojuma sniegšanai nepieciešamās informācijas apmaiņa starp VCA un citu veselības aprūpes pakalpojuma sniedzēju (ja šādai personas datu apstrādei ir tiesisks pamats, piemēram, pacienta piekrišana);

v recepšu medikamentu izrakstīšanai (tajā skaitā, elektroniski reģistrējot datus Nacionālā veselības dienesta informācijas sistēmā “Vienotā veselības nozares elektroniskā informācijas sistēma” atbilstoši normatīvajos aktos noteiktajam);

v darbnespējas lapu izrakstīšanai (tajā skaitā, elektroniski reģistrējot datus Nacionālā veselības dienesta informācijas sistēmā “Vienotā veselības nozares elektroniskā informācijas sistēma” atbilstoši normatīvajos aktos noteiktajam);

v nosūtījumu izrakstīšanai un citas medicīniskās dokumentācijas noformēšanai  (tajā skaitā, elektroniski reģistrējot datus Nacionālā veselības dienesta informācijas sistēmā “Vienotā veselības nozares elektroniskā informācijas sistēma” atbilstoši normatīvajos aktos noteiktajam);

v norēķinu par sniegtajiem ambulatorajiem veselības aprūpes pakalpojumiem administrēšanai, tajā skaitā:

-   samaksas saņemšanai par valsts apmaksātajiem veselības aprūpes pakalpojumiem (elektroniski reģistrējot datus Nacionālā veselības dienesta informācijas sistēmā “Vienotā veselības nozares elektroniskā informācijas sistēma” atbilstoši normatīvajos aktos noteiktajam);

-        samaksas saņemšanai no apdrošināšanas sabiedrības par apdrošinātajām personām nodrošinātajiem veselības aprūpes pakalpojumiem, ievērojot veselības apdrošināšanas programmā un apdrošināšanas polisē ietvertos nosacījumus;

-        samaksas saņemšanai no darba devējiem (valsts un pašvaldības iestādes; uzņēmumi) par viņu darbiniekiem nodrošinātajām obligātajām veselības pārbaudēm;

-        parādu piedziņai no debitoriem;

v pacienta medicīniskās dokumentācijas noformēšanai saskaņā ar normatīvajos aktos^[5] noteiktajām prasībām;

v pacienta medicīniskās dokumentācijas uzglabāšanai saskaņā ar normatīvajos aktos^[6] noteiktajām prasībām;

v pacientu iebildumu izskatīšanai un kvalitātes kontroles nodrošināšanai.

Līdz brīdim, kamēr pastāv vismaz viens no šiem kritērijiem:

- ir noteikts juridisks pienākums datus glabāt noteiktu laiku saskaņā ar normatīvajiem aktiem;

- ir nepieciešams realizēt Pārziņa leģitīmās intereses;

- ir nepieciešams izpildīt uzņemtās līguma saistības.

Nolūks

Dokumentu aprites organizēšana

Personas datu kopums (kategorijas)

Tiesiskais pamats

Apraksts

Glabāšanas ilgums

Personas datu kopums ir atkarīgs no dokumenta satura (par Pārzinim iesniegto dokumentu saturu, tajā skaitā, ietverto personas datu apjomu, atbild dokumenta radītājs, savukārt, par Pārziņa sagatavoto dokumentu saturu – Pārzinis).

Pārziņa leģitīmo interešu nodrošināšana. ^[7]

Dokumentu aprite tiek organizēta ar mērķi nodrošināt pārskatāmu un efektīvu dokumentu un arhīvu pārvaldību. Dokumentu apritē ietilpst dokumentu radīšana,

saņemšana, reģistrēšana, klasifikācija, sistematizācija, izvērtēšana, aprite, kontrole, glabāšana un pieejamības nodrošināšana līdz nodošanai arhīvā, kā arī dokumentu iznīcināšana.

Dokumentu aprite katrā VCA struktūrvienībā tiek organizēta decentralizēti.

Līdz brīdim, kamēr pastāv vismaz viens no šiem kritērijiem:

- ir noteikts juridisks pienākums datus glabāt noteiktu laiku saskaņā ar normatīvajiem aktiem;

- ir nepieciešams realizēt Pārziņa leģitīmās intereses;

- ir nepieciešams izpildīt uzņemtās līguma saistības.

Nolūks

Klīnisko pētījumu veikšana

Personas datu kopums (kategorijas)

Tiesiskais pamats

Apraksts

Glabāšanas ilgums

Klienta identifikācijas dati: atbilstoši klīnisko pētījumu protokolam, ko ir apstiprinājušas kompetentas veselības aprūpes institūcijas (piemēram, pētījuma numurs; pacienta dzimums; dzimšanas datums un identifikācijas numurs).

Klienta kontaktinformācija: telefona numurs vai e-pasta adrese.

Informācija par Klienta veselību, ārstēšanas gaitu un dzīvildzi.

(atbilstoši normatīvajos aktos noteiktajā kārtībā apstiprinātajam klīniskajam pētījumam).

Klienta piekrišana. ^[8]

Zinātniskās pētniecības nolūkos tiek veikti klīniskie pētījumi, lai analizētu pacientu slimības un tās ārstēšanas gaitu; lai iegūtu datus, ar kuru palīdzību uzlabot pacientu ārstēšanas kvalitāti un drošību.

Personas dati tiek uzglabāti atbilstoši klīnisko pētījumu protokolā noteiktajam un ievērojot normatīvajos aktos noteikto.

Nolūks

Informācijas par Pārziņa jaunumiem saņemšana

Personas datu kopums (kategorijas)

Tiesiskais pamats

Apraksts

Glabāšanas ilgums

Klienta identifikācijas dati:

vārds.

Klienta kontaktinformācija:

tālruņa numurs un/vai e-pasta adrese (atbilstoši Klienta izvēlei).

Klienta piekrišana.^[9]

Pārzinis Klientiem, izmantojot informācijas un komunikācijas tehnoloģiskos līdzekļus, nosūta informāciju par Pārziņa jaunumiem (nepersonalizētus).

Līdz brīdim, kamēr ir spēkā Klienta piekrišana šādai personas datu apstrādei.

Klientam ir tiesības jebkurā brīdī atsaukt savu piekrišanu, nosūtot paziņojumu uz e-pasta adresi: administracija@vca.lv. 

Nolūks

Dalība lojalitātes programmā (“Pacienta karte”)

Personas datu kopums (kategorijas)

Tiesiskais pamats

Apraksts

Glabāšanas ilgums

Klienta identifikācijas dati:

vārds, uzvārds, personas kods, dzimšanas datums.

Klienta kontaktinformācija:

tālruņa numurs, e-pasta adrese, dzīvesvieta adrese (atbilstoši Klienta izvēlei).

Informācija par Lojalitātes karti un tās izmantošanu:

Klienta Lojalitātes kartes numurs; VCA struktūrvienības adrese, kur pakalpojumi sniegti; pakalpojuma saņemšanas datums un laiks; pakalpojumu (manipulāciju) nosaukumi; pakalpojumu cenas; kopējā pakalpojuma cena (pēc visām piešķirtajām atlaidēm); pieskaitītā “Lojalitātes kartes” naudas summa; ar “Lojalitātes karti” piešķirto atlaižu summa.

Klienta piekrišana.^[10]

Lojalitātes programmas “Pacientu karte” dalībniekiem tiek piedāvātas dažādas priekšrocības – piešķirtas pastāvīgas un sezonālas atlaides; piešķirti punkti par apmaksātajiem maksas pakalpojumiem; nodrošināta informēšana par plānoto vizīti ambulatoro veselības aprūpes pakalpojumu saņemšanai.

Lojalitātes programmas “Pacientu karte” dalībniekiem arī tiek sniegta informācija par Pārziņa jaunumiem (gan personalizēti, gan nepersonalizēti paziņojumi).

Lojalitātes programmas “Pacientu karte” dalībnieki var izmanot šo karti visās VCA struktūrvienībās.

Līdz brīdim, kamēr ir aktīva Klientam izsniegtā Lojalitātes programmas dalībnieka karte (proti, Klients ir Lojalitātes programmas dalībnieks). Lojalitātes programmas dalībnieka karte ir aktīva 2 gadus. Iepriekš minētajam termiņam beidzoties, Klientam ir iespēja atjaunot karti.

Jebkurā brīdī Klientam ir tiesības atteikties no dalības Lojalitātes programmā, iesniedzot VCA rakstisku iesniegumu.

Atsevišķi personas dati (kopa) var tiks saglabāti ilgāku periodu, kamēr pastāv vismaz viens no šiem kritērijiem:

- ir noteikts juridisks pienākums datus glabāt noteiktu laiku saskaņā ar normatīvajiem aktiem;

- ir nepieciešams realizēt VCA leģitīmās intereses;

- ir nepieciešams izpildīt uzņemtās līguma saistības.

Nolūks

Dalība lojalitātes programmā (“Veselība +”)

Klienta identifikācijas dati:

vārds, uzvārds, personas kods.

Klienta kontaktinformācija:

tālruņa numurs, e-pasta adrese.

Informācija par Lojalitātes karti un tās izmantošanu:

Klienta Lojalitātes kartes numurs; Struktūrvienības adrese, kur veikti pirkumi/saņemti pakalpojumi; pirkumu/pakalpojuma saņemšanas datums un laiks; preču/pakalpojumu nosaukumi; preču/pakalpojumu cenas; kopējā pirkuma/pakalpojuma cena (pēc visām piešķirtajām atlaidēm), pieskaitītā “Lojalitātes kartes” naudas summa; ar “Lojalitātes karti” piešķirto atlaižu summa.

Klienta piekrišana.^[11]

«Veselība+» ir kvalitatīvu medicīnisko aprūpi veicinoša programma hronisko slimību pacientiem. Tās ietvaros Klientam tiek nodrošināts koordinēts VCA un tā sadarbības partneriem veselības aprūpes pakalpojumu un ar veselības aprūpi saistītu pakalpojumu kopums.

Līdz brīdim, kamēr ir Klients ir Lojalitātes programmas dalībnieks.

Jebkurā brīdī Klientam ir tiesības atteikties no dalības Lojalitātes programmā, iesniedzot VCA rakstisku iesniegumu.

Savukārt, ja Lojalitātes karte netiek izmantota 6 mēnešus VCA pārtrauc Klienta dalību Lojalitātes programmā.

Nolūks

Atsauksmes un ierosinājumi

Klienta identifikācijas dati:

vārds, uzvārds (ja klients vēlas, lai būtu identificējams)

Klienta kontaktinformācija:

tālruņa numurs un/vai e-pasta adrese (ja Klients vēlas, lai VCA sazinās ar Klientu vai saziņa ir nepieciešama saistībā ar Klienta sniegto atsauksmi vai ierosinājumu).

Informācija par Poliklīniku un tās struktūrvienību, par kuru atsauksmi vai ierosinājumu Klients vēlas sniegt.

Klienta atsauksmes vai ierosinājuma saturs.

Klienta piekrišana.^[12]

Lai nodrošinātu saviem klientiem augstākās kvalitātes pakalpojumus, Pārzinim ir vērtīgi zināt Klientu viedokli par pakalpojumu kvalitāti.

Atsauksmes un ierosinājumus var iesniegt, izmantojot interneta vietni www.vca.lv, iesniedzot klātienē vai nosūtot pa pastu.

Klientam ir tiesības neuzrādīt savus personas datus. Tomēr, jāņem vērā, ka konkrētas situācijas ar Klienta apkalpošanu atrisināšanai Klienta personas dati var būt nepieciešami.

Līdz brīdim, kamēr pastāv vismaz viens no šiem kritērijiem:

- ir noteikts juridisks pienākums datus glabāt noteiktu laiku saskaņā ar normatīvajiem aktiem;

- ir nepieciešams realizēt Pārziņa leģitīmās intereses.

Nolūks

Dalība loterijā^[13]

Personas datu kopums (kategorijas)

Tiesiskais pamats

Apraksts

Glabāšanas ilgums

Klienta identifikācijas dati:

vārds, uzvārds.

Klienta kontaktinformācija:

tālruņa numurs, e-pasta adrese.

Citi personas dati, kurus Klients iesniedz, ja tas nepieciešams atbilstoši loterijas nosacījumiem.

Klienta piekrišana.^[14]

Pārziņa leģitīmo interešu nodrošināšana. ^[15]

Pārzinis apstrādā Klienta personas datus, lai administrētu loterijas, ja Klients ir paudis vēlmi tajās piedalīties (tajā skaitā, nodrošinātu loterijas dalībnieku pretenziju izskatīšanu un/vai pierādījumu sniegšanu normatīvajos aktos noteiktajā kārtībā). Tāpat, Pārzinis apstrādā Klienta personas datus, lai noteiktu un paziņotu loterijas uzvarētāju; identificētu Klientu, izdalot loterijas balvas, kā arī, lai iekļautu Klienta vārdu un uzvārdu loterijas uzvarētāju sarakstā.

Loterijas reģistrācijas dati tiek uzglabāti 5 gadus.^[16]

Nolūks

Pieteikumu izvērtēšana personāla atlases procesā

Personas datu kopums (kategorijas)

Tiesiskais pamats

Apraksts

Glabāšanas ilgums

Klienta identifikācijas dati: vārds, uzvārds.

Klienta kontaktinformācija:

tālruņa numurs, e-pasta adrese, dzīves vietas adrese (atbilstoši Klienta izvēlei).

Informācija par Klienta iegūto izglītību: absolvētās izglītības iestādes nosaukums, mācību ilgums, iegūtā izglītība/profesija.

Informācija par Klienta profesionālo pieredzi: darba vietas nosaukums, darba tiesisko attiecību termiņš, amats, veiktie darba pienākumi.

Cita informācija, ko Klients ir norādījis iesniegtajā CV un motivācijas vēstulē.

Klienta piekrišana.^[17]

Kandidātu atlase tiek realizēta konkursa veidā. Pretendenti var pieteikties darbam, piesakot savu kandidatūru uz noteiktu vakantu amata vietu (saistībā ar publicētu sludinājumu) vai arī – piesakot savu kandidatūru uz jebkuru pretendentam piemērotu vakanci (esošu vai potenciālu).

Pārzinis apstrādā Klienta iesniegtos personas datus, lai nodrošinātu personāla atlases procesu, tai skaitā, lai izvērtētu Klienta kandidatūras atbilstību vakantajai amata vietai; sazinātos ar Klientu; lai paziņotu par amata konkursa rezultātiem un, Klienta kandidatūras atbilstības vakantajai amata vietai gadījumā, uzaicinātu Klientu uz pārrunām.

Personas dati tiek glabāti tik ilgi, cik to glabāšana ir nepieciešama atbilstoši attiecīgiem

personas datu apstrādes nolūkiem.

Klienta, kurš ir pieteicies dalībai konkursā uz noteiktu vakantu amata vietu, personas datu apstrāde tiks veikta līdz brīdim, kad tiek pabeigta pretendentu uz vakanto amatu izvērtēšana un atlase. Pēc konkursa noslēgšanās:

Klienta personas dati tiks dzēsti/iznīcināti, vai

gadījumā, ja ar Klientu (pretendentu) tiek noslēgts darba līgums, CV un tam pievienotie dokumenti, pēc nepieciešamības, tiek pievienoti darbinieka personas lietai un glabāti visu darba līguma spēkā esamības laiku.

Klienta, kurš ir pieteicis savu kandidatūru uz jebkuru pretendentam piemērotu vakantu amata vietu, pretendenta personas datu apstrāde tiks veikta ne ilgāk par trīs mēnešiem pēc pieteikuma iesniegšanas laikā aktuālo konkursu noslēguma vai ne ilgāk kā trīs mēneši no pieteikuma iesniegšanas dienas, ja pieteikuma iesniegšanas dienā nav izsludināts konkurss uz vakantām amata vietām. Pēc šī termiņa Klienta personas dati tiks dzēsti vai iznīcināti.

Pēc Klienta pieprasījuma Klientu personas datu apstrāde:

var tikt pārtraukta jebkurā brīdī pirms iepriekš minētā termiņa; vai arī

var tikt veikta ilgākā periodā, ja Klients sniedz piekrišanu turpināt dalību citos Pārziņa personāla atlases konkursos (citu darba piedāvājumu saņemšanai).

Nolūks

Interneta vietņu uzturēšanai un lietošanas uzlabošanai

Personas datu kopums (kategorijas)

Tiesiskais pamats

Apraksts

Glabāšanas ilgums

Sīkdatnes.

Klienta piekrišana.^[18]

Pārziņa leģitīmo interešu nodrošināšana.^[19]

Sīkdatnes tiek lietotas Interneta vietnēs, kuras uztur VCA.

Sīkdatnes ir nelielas teksta datnes, kas tiek izveidotas un saglabātas Klienta ierīcē (datorā, planšetē,  mobilajā telefonā un tml.), apmeklējot Pārziņa interneta vietnes. Sīkdatnes “atceras” Klienta kā lietotāja pieredzi un pamatinformāciju un tādējādi uzlabo Pārziņa interneta vietnes lietošanas ērtumu.

Izmantojot sīkdatnes, tiek apstrādāti kopējie Klienta kā lietotāja paradumi un interneta vietnes lietošanas vēsture, diagnosticētas problēmas un trūkumi vietnes darbībā, ievākta lietotāju paradumu statistika, kā arī tiek nodrošināta interneta vietnes funkcionalitātes pilnīga un ērta izmantošana.

Sīkdatnes ir vairāku veidu:

a) Nepieciešamās sīkdatnes (kuras ir nepieciešamas interneta vietnes darbībai). Šo sīkdatņu izmantošanai netiek pieprasīta Klienta piekrišana.

b) Funkcionālās sīkdatnes (ļauj interneta vietnei atcerēties apmeklētāja veiktās izvēles (piemēram, lietotāja vārdu, lietoto valodu u. tml.), tādējādi uzlabojot un personalizējot interneta vietni).

c) Veiktspējas vai analītiskās sīkdatnes (trešo personu sīkdatnes) - uzkrāj informāciju par to kā apmeklētājs lieto Pārziņa interneta vietni; kādas interneta vietnes sadaļas visbiežāk apmeklē; kā arī, tās izmanto, lai noskaidrotu vai saņemtu paziņojumus par kļūdām.

Nepieciešamās sīkdatnes tiek apstrādātas, Pārziņa leģitīmo interešu nodrošināšanai, savukārt, funkcionālās un veiktspējas vai analītiskās sīkdatnes tiek apstrādātas, pamatojoties uz Klienta piekrišanu.

Ja Klients nevēlas atļaut izmantot sīkdatnes, Klients var to izdarīt savas pārlūkprogrammas uzstādījumos, tomēr tādā gadījumā vietnes lietošana var būt būtiski traucēta un apgrūtināta. Saglabāto sīkdatņu dzēšana ir iespējama savas ierīces pārlūkprogrammas uzstādījumu sadaļā, dzēšot saglabāto sīkdatņu vēsturi.

Nepieciešamās sīkdatnes tiek glabātas lietotāja iekārtā līdz brīdim, kad tiek aizvērta tīmekļa pārlūkprogramma (tikai pārlūkošanas sesijas laikā, tādēļ pieder sesijas sīkdatņu kategorijai).

Funkcionālās sīkdatnes tiek glabātas lietotāja iekārtā pastāvīgi.

Veiktspējas vai analītiskās sīkdatnes (identificē tikai lietotāja iekārtu, taču neizpauž lietotāja identitāti) tiek glabātas 2 gadi.

Nolūks

Videonovērošana

Personas datu kopums (kategorijas)

Tiesiskais pamats

Apraksts

Glabāšanas ilgums

Attēls un citi personas dati, kas atrodas videonovērošanas kameru redzamības laukā.

Pārziņa leģitīmo interešu nodrošināšana.^[20]

Videonovērošana tiek izmantota kā līdzeklis, lai nodrošinātu īpašuma, informācijas, darbinieku un trešo personu drošību, kā arī, novērstu, kontrolētu un atklātu pretlikumīgas darbības, un šādu darbību gadījumā veiktu efektīvu izmeklēšanu.

3 mēneši, izņemot gadījumus, kad videonovērošanas sistēmas ierakstā esošā informācija nepieciešama kā pierādījums civilprocesā, administratīvajā procesā vai kriminālprocesā vai izmeklēšanā. Šajos gadījumos videonovērošanas ierakstus var uzglabāt tik ilgi, cik tas nepieciešams, tos iznīcinot tiklīdz šie ieraksti vairs nav nepieciešami.

Nolūks

Telefona sarunu audioieraksta veikšana pakalpojuma kvalitātes uzlabošanai

Personas datu kopums (kategorijas)

Tiesiskais pamats

Apraksts

Glabāšanas ilgums

Balss un citi personas dati, kas tiek iegūti telefonsarunas laikā.

Pārziņa leģitīmo interešu nodrošināšana.^[21]

Telefona sarunu audioieraksta veikšana tiek izmantota, lai uzlabotu sniegto pakalpojumu kvalitāti; VCA un trešo personu tiesisko interešu aizsardzības nodrošināšanai iespējamu konfliktsituāciju gadījumos.

3 mēneši, izņemot gadījumus, kad telefona sarunas audioierakstā esošā informācija nepieciešama kā pierādījums civilprocesā, administratīvajā procesā vai kriminālprocesā vai izmeklēšanā. Šajos gadījumos telefona sarunas audioierakstus var uzglabāt tik ilgi, cik tas nepieciešams, tos iznīcinot tiklīdz šie ieraksti vairs nav nepieciešami.